AS3 Employment Fra sammenbrud til sammenhold

Fra sammenbrud til sammenhold

Dette er historien om et helt system, der har spillet sammen og bakket op om en fælles målsætning. 

For hvad gør man, når skuden er tæt på at kæntre? Når revisionen for tredje år i træk kommer med bemærkninger i forhold til at overholde lovgivningen? Og når både politikere og direktion ikke længere kan stå på mål for det, der foregår?

 

Det spørgsmål må Afdelingsleder Peter Valentin og Jobcenterchef for Beskæftigelse og Sundhed Anja Nørby Sørensen på Jobcenter Skanderborg prøve at finde et svar på tilbage i begyndelsen af 2017.

Begge er netop blevet ansat i slutningen af 2016. Peter Valentin som afdelingsleder og Anja Nørby Sørensen som chef i jobcentret, herunder også for Afdelingen for Arbejdsmarkedsfastholdelse, hvor situationen bedst kan betegnes som kaotisk. De røde advarselslamper lyser på fuldt blus, blandt andet fordi afdelingen tre år i træk har fået bemærkninger fra revisionen i forhold til over-skridelse af rettidighed for borgere på sygedagpenge. I juli 2016 ligger procenten for rettidighed helt nede på 16,9 %. Sygefraværet er på omkring 20 % i personale-gruppen, og flere gode fagligt dygtige sagsbehandlere vælger at forlade skuden, før den synker.

”Hvordan og hvornår det gik galt, kan man kun gisne om, men det var jo i hvert fald ikke noget, der var opstået over night. Så det, vi oplevede, da vi gik i gang med opgaven, var et stort pres fra både politisk hold, direktion og ledelse. Der var simpelthen ikke flere point på kontoen,” fortæller Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen om den start, de fik på jobbet.

De tilføjer dog umiddelbart i forlængelse af sætningen, at der samtidig var stor lydhørhed og samarbejdsvillighed fra de samme mennesker, fordi det var åbenlyst for enhver, at alle sejl skulle sættes for at finde en holdbar løsning på problemerne.

Rammerne sættes, og strategien udvikles
Placering af et ansvar er ikke noget, Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen dvæler ved. De kigger fremad og er optaget af, hvordan de får lagt en plan og strategi for den forandringsproces, de ved, de skal igennem.

”Det var vigtigt for os at få stoppet den negative spiral i afdelingen og få analyseret, hvor og med hvad vi kunne sætte ind. Et helt klart fokus var naturligvis, at Skanderborg Kommune skulle overholde loven - hvor især overholdelse af rettidigheden haltede - men vi havde da også en vision om at være blandt landets bedste. Derfor undersøgte vi, hvad det var, der gik galt, og jo mere vi krattede i problemet, desto mere kom der frem fra mulden. Der var helt ærligt tale om en ophobning og et morads af sager, der stod i vejen for, at vi for alvor kunne skabe det faglige løft og den forandringsproces i afdelingen, som vi ville,” er deres konklusion på analysearbejdet.

Ekstern hjælp skal skabe rum for forandring
”På baggrund af analysen var vi klar over, at vi måtte have hjælp til at rydde op, hvis der samtidig skulle være rum til at udvikle og løfte afdelingen. Derfor indgik vi en aftale med BDO i foråret 2017 om at tage 100 af de sværeste sager. Deres opgave blev at læse sagerne igennem og efterfølgende deltage i en trepartssamtale med den pågældende sagsbehandler og vores faglige koordinator Gitte Krabbe Kurup. Målet med samtalerne var at udstikke den fremtidige vej for borgeren, som afdelingen efterfølgende arbejdede videre med,” fortæller de og understreger, at forløbet ud over at tage trykket fra de mange ophobede sager også var en læringsproces for sagsbehandlerne.

Den anden eksterne samarbejdspartner, Jobcenter Skanderborg indgår en aftale med, er AS3 Employment.

”Det var helt åbenlyst for os, at vi skulle have løftet det faglige bundniveau, og både ledere og medarbejdere pegede på, at AS3 Employments tilbud var det, der ramte plet i forhold til det niveau, vi efterspurgte,” forklarer Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen.

AS3 Employments indsats bliver ud fra 50 udvalgte læringscases at give en skriftlige tilbagemelding til fagkoordinator Gitte Krabbe Kurup, som så går i dialog med sagsbehandlerne om, hvordan den viden, de får, kan bruges i en fremadrettet indsats.

Desuden underviser AS3 Employment-sagsbehandlerne i blandt andet lovstof, modstand og transitioner i relation til de konkrete læringssager. Man aftaler senere et forløb for virksomhedskonsulenterne, hvor der bliver sat fokus på fælles forståelse af opgaven, snitflader og et effektivt samarbejde de to faggrupper imellem for at styrke fagligheden til gavn for borgerne.

AS3 Employments rolle

Et af målene i forandringsprocessen på Afdelingen for Arbejdsmarkedsfastholdelse i Skanderborg Kommune var at løfte det faglige bundniveau. I den sammenhæng underviste to socialfaglige medarbejdere fra AS3 Employment personalet - både sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter - i blandt andet lovstog, modstand og transitioner. Undervisningen tog afsæt i 50 udvalgte og konkrete sager fra afdelingen.

Udvikling af nyt ledelsesinformationssystem

En anden opgave, der tidligt i processen bliver sat gang i, er at udvikle et nyt ledelsesinformationssystem, der gør arbejdet med sygedagpengemodtagerne åbent og transparent i forhold til at overholde rettidigheden.

”Vi var enige om, at åbenhed i forhold til det, vi arbejder med, var en nøgleopgave, og der spillede det nye informationssystem en afgørende rolle, fordi alle både medarbejdere, ledelse, direktion og politikere gennem systemet fik adgang til at følge tallene. Hver måned var vi med på direktionsmøderne for at redegøre for udviklingen og tallene i statistikkerne. Det samme gjorde sig gældende i forhold til det daværende Økonomiudvalg, der i dag hedder Kultur-Sundheds- og Beskæftigelsesudvalg,” forklarer Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen og anerkender opbakningen fra både politisk hold, direktion og ledelse i forhold til at tage godt imod det nye ledelsesinformationssystem, som også personalet i dag er superglade for.

Åbenhed og opbakning fra personale

I dag ser personalet meget positivt på den, der hersker i afdelingen, men sådan er det langt fra i starten af forandringsprocessen. Sagsbehandlerne er vant til at sidde med egne sager, der så at sige ikke kommer andre ved. Derfor kan det for mange føles skræmmende i åbenhedens navn at skulle lukke andre ind og stå åbent frem i forhold til egen performance.

”Hvis vi fra starten havde offentliggjort lister på, hvem der leverede hvad, så ville mange være gået hjem og have sygemeldt sig. Det var helt klart for grænseoverskridende for dem. Sådan er det ikke i dag. Vi oplever det sådan, at dem, der havde mest modstand mod at offentliggøre listerne, i dag er dem, der efterspørger dem, hvis ikke de dukker op til tiden,” siger Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen med et smil og fortsætter.

 ”Det er faktisk sådan i dag, at hvis en har gode tal, så spørger de andre nu nysgerrigt ind til, hvad vedkommende har gjort, og der er generelt stor vilje til at udveksle viden og ideer,” fortæller de to ledere om den åbenhed, der nu kendetegner afdelingen.

”Straks fra starten fortalte vi uden omsvøb medarbejderne, hvor grelt det stod til i afdelingen. Vi understregede også, at hvis det skulle lykkes at vende skuden, så var det nødvendigt, at vi løftede opgaven sammen. Det, vi ikke vidste, var, om vi ville få den nødvendige opbakning, for det var åbenlyst, at forandringsprocessen var en kæmpe udfordring for mange og krævede stort mod, tillid og åbenhed fra holdets side. Men de steg ombord og har hele vejen bakket op om processen. Det skylder vi dem stor stor anerkendelse for,” understreger de to ledere med en attitude, der udstråler oprigtighed og anerkendelse.

”Alle fra borger til politiker er sådan set hele vejen rundt vindere, men vi synes ikke, vi er blevet selvfede af den grund. ” Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen

Mennesker møder mennesker
Hvordan, mennesker møder mennesker, er noget, ledelse og medarbejdere arbejder med i Afdelingen for Arbejdsmarkedsfastholdelse for at styrke både kultur, faglighed og resultater. 
”Vi måtte erkende, at i den afdeling, vi overtog, var ensartet sagsbehandling og proceskrav en by i Rusland. Det har vi arbejdet målrettet med at rette op på. I dag har vi styr på rettidigheden, men vi arbejder fortsat med at definere, hvad god sagsbehandling er. Det, vi ønsker, er en ensartet sagsbehandling med respekt for det enkelte menneske og den enkelte sagsbehandlers faglighed. En sagsbehandling, der er Skanderborg Kommunes og ikke afhænger af, om borgeren går ind på Sørens eller Jettes kontor, så borgeren altid er i gode hænder, uanset hvem man har som sagsbehandler. Det er et af målene for god sagsbehandling,” lyder budskabet, der serveres med stort engagement fra Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen.

I dag er alle vindere

Efter nu snart to år er skuden vendt og kommet på rette køl, sejlene er rebet og kursen sat. Der kan stadig komme en kraftig vind i ny og næ, men nu kender mandskabet deres opgave og kan sammen ride stormen af.

”Det er for os historien om et helt system, der har spillet sammen og bakket op om en fælles målsætning. Et sammenhold, der har skabt en fælles succes. I dag er vores rettidighedsprocent på 81,7%, hvor den var helt nede på 16,9 % i 2016, og revisionen havde sidst absolut ingen påtaler i forhold til rettidigheden. Dette vel at mærke samtidig med flere positive tilkendegivelser omkring kvaliteten i sagsbehandlingen.  En just gennemført trivselsundersøgelse er helt i top, hvilket også kan aflæses på sygefraværet, der er faldet fra omkring 20 % i 2016 til et fravær på bare 4 %. Vi fører væsentligt flere samtaler med borgerne og er gået fra omkring 200 samtaler om måneden til nu 1200 samtaler. Det billede er vendt på bare 10 måneder og med det samme personale. Da vi første gang tilbage i 2017 skulle ansætte en ny sagsbehandler, fik vi på vores annonce fire henvendelser. Alle var nyuddannede. Sidst vi søgte, fik vi 40 ansøgninger og mange fra garvede sagsbehandlere fra byer som Århus, Vejle og Horsens,” opregner Peter Valentin og Anja Nørby Sørensen den helt åbenlyse succes.

”Alle, fra borgere til politikere er sådan set hele vejen rundt vindere, men vi synes ikke, vi er blevet selvfede af den grund. Der er stadig masser af ting, vi skal blive bedre til og udvikle på. Så nej, vi er ikke verdensmestre, men vi vil gerne være det, og vi er godt på vej,” slutter de i en verbal high five.

Læs flere blogindlæg

...nedenfor finder du tidligere spændende blogindlæg.